top of page

12 Thách thức mà các nhà quản lý thường phải đối mặt

Lên cấp quản lý là một dấu mốc đầy tự hào trên hành trình sự nghiệp nhưng theo đó cũng là những thách thức và khó khăn mà các nhà quản lý mới phải đối mặt. Từ một cá nhân đang giỏi chuyên môn, giờ đây bạn phải kiêm cả phần việc lãnh đạo đội nhóm bên dưới. Đây là một trong những rào cản đầu tiên mà hầu hết các nhà quản lý mới đều phải đối mặt. Thậm chí, nhiều người lần đầu làm quản lý còn bị “mắc kẹt” trong hành trình mới đầy gian nan này và cảm thấy không ai hiểu những gì họ đang trải qua.



Một số liệu thống kê:

- Theo đánh giá của cấp dưới trực tiếp, 20% những người lần đầu làm quản lý đang rất kém.

- 26% những người lần đầu làm quản lý cảm thấy họ không sẵn sàng lãnh đạo người khác ngay từ đầu.

- Gần 60% nói rằng họ chưa bao giờ được đào tạo khi bắt đầu được bổ nhiệm làm quản lý.

Và không có gì ngạc nhiên khi 50% những nhà quản lý trong các tổ chức được đánh giá là không hiệu quả.


Để hiểu rõ hơn các thách thức phổ biến nhất của các quản lý mới và giúp họ vượt qua khó khăn trong vai trò mới của mình, CCL (Trung tâm lãnh đạo sáng tạo) đã tiến hành một nghiên cứu để phân tích các thách thức của gần 300 nhà lãnh đạo mới.


12 Thách thức phổ biến nhất của các quản lý mới và những kỹ năng cần có


Các nhà nghiên cứu của CCL phát hiện ra rằng những người lần đầu đảm nhận vị trí quản lý thường khó thay đổi nhận thức từ một người nhân viên thành một người lãnh đạo người khác. Dưới đây là 12 thách thức phổ biến mà các nhà quản lý mới thường gặp phải và những kỹ năng bạn cần trang bị để vượt qua.


1. Thích ứng với việc quản lý con người và thể hiện quyền hạn

Từ một nhân viên lên đến cấp quản lý, hẳn bạn sẽ cảm thấy có chút khó xử khi phải lãnh đạo những người đồng nghiệp từng “bằng vai phải lứa”. Đây cũng là khó khăn của hầu hết những người mới lên quản lý và thậm chí họ còn không biết làm thế nào để vừa thể hiện được quyền uy của mình mà vẫn có thể duy trì mối quan hệ cá nhân thoải mái như trước.


Hành trang mà bạn cần chuẩn bị lúc này chính là khả năng tạo ảnh hưởng đến người khác, khả năng quản lý và điều phối nhân viên ngay cả những người không trực tiếp dưới quyền mình.


2. Học cách cân bằng khối lượng công việc mới

Khi còn là nhân viên, bạn chỉ cần làm tốt chuyên môn. Nhưng khi lên cấp quản lý, ngoài việc giỏi chuyên môn, bạn còn cần học cách trở thành nhà lãnh đạo. Điều này gây ra không ít trở ngại trong việc cân bằng khối lượng công việc mới.


Để có thể làm quen với trọng trách mới này, bạn nên bổ sung thêm cho mình các kỹ năng như quản lý thời gian, kiểm soát áp lực, phát triển mạng lưới quan hệ (networking), kỹ năng lãnh đạo quản lý và chuyên môn theo ngành.


3. Chịu trách nhiệm về thành tích đội nhóm

Một trong những nhiệm vụ quan trọng khi lên cấp quản lý đó là bạn phải biết dẫn dắt và đưa ra định hướng cho đội nhóm để gặt hái thành tựu. Đây chắc chắn không phải là một trách nhiệm dễ dàng tuy nhiên nếu biết trau dồi cho mình thêm các kỹ năng cần thiết thì bạn sẽ vượt qua nhẹ nhàng hơn.


Một số kỹ năng cần có là khả năng đưa ra định hướng cho các thành viên trong nhóm, giám sát công việc của nhóm để luôn có tổ chức và đáp ứng đúng thời hạn; đồng thơi thiết lập khả năng xây dựng đội nhóm, duy trì và nuôi dưỡng kỹ năng làm việc nhóm của từng thành viên.


4. Điều hướng tổ chức

Lên cấp quản lý, ngoài việc lãnh đạo cấp dưới, bạn còn phải thường xuyên trao đổi với các quản lý cấp cao, bao gồm việc đưa ra quan điểm riêng, đại diện đội nhóm hoặc các bộ phận phụ trách phát biểu ý kiến.. Điều này không chỉ đòi hỏi bạn cần phải học cách xây dựng quan hệ với cấp trên mà còn phải biết cách quản lý các bên liên quan, hiểu về cấu trúc - văn hoá - chính trị công ty cũng như điều hướng và quản trị sự thay đổi tổ chức cho chính bản thân và đội nhóm.


5. Tạo động lực và truyền cảm hứng cho đội nhóm

Một trong những cách giúp cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên đó là thường xuyên khích lệ và truyền cảm hứng cho họ. Bời người nhân viên sẽ cảm thấy mình được tin tưởng và thực sự có vị trí quan trọng trong công ty. Đây cũng là một phần vai trò của người quản lý.


Để trở thành một người quản lý “truyền lửa" tốt, bạn cần sở hữu khả năng khuyến khích người khác vượt qua kỳ vọng mong đợi; biết cách tạo động lực thúc đẩy nhân viên và có khả năng truyền đạt tầm nhìn của tổ chức cho cấp dưới.


6. Quản lý hiệu suất và trách nhiệm giải trình

Bạn cần xác định rằng không phải lúc nào công việc cũng được như mong đợi và không phải nhân viên nào cũng đảm bảo được hiệu suất. Ở vai trò người quản lý, bạn sẽ phải nhận thức được vấn đề này và kịp thời phản ánh với cấp dưới để họ thay đổi cách thức làm việc. Điều này càng khó khăn hơn khi bạn quản lý những nhóm nhân viên làm việc từ xa.


Để hạn chế tình trạng trên, hãy chuẩn bị cho mình các phương án dự phòng và cách thức xử lý những nhân viên thiếu năng lực/trách nhiệm cũng như yêu cầu cấp dưới chịu trách nhiệm cho hành động của họ.


7. Đào tạo và phát triển nhân viên

Một đội nhóm muốn đi đường xa và phát triển tốt phụ thuộc rất nhiều vào sự dẫn dắt của người quản lý. Hãy nhớ rằng bạn làm việc với cấp dưới chứ không phải làm việc một mình nên đừng chỉ tập trung vào phát triển bản thân mà hãy có ý thức phát triển kiến thức, kỹ năng và năng lực cho đội nhóm. Muốn làm tốt vai trò này, bạn sẽ cần phải biết cố vấn (mentoring) và huấn luyện (coaching) các thành viên trong nhóm cho mục tiêu phát triển nghề nghiệp của họ.


8. Giao tiếp hiệu quả hơn

Ở cấp độ quản lý, bạn sẽ không tránh khỏi việc thường xuyên giao tiếp với mọi phòng ban và tiếp xúc với mọi vị trí cấp bậc trong tổ chức. Nếu bạn không phải là một người giỏi giao tiếp thì hãy trau dồi cho mình những kỹ năng cần thiết như cách giao tiếp cởi mở, học cách giao tiếp trên đa phương tiện truyền thông, cách truyền đạt đúng trọng tâm mục tiêu và kỳ vọng với nhân viên cấp dưới/cấp trên. Hãy luôn nhớ rằng, giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng nhất của nhà lãnh đạo.


9. Biết cách uỷ quyền và xây dựng niềm tin

Một tư duy sai lầm của nhiều nhà quản lý là ôm hết việc vào mình. Với vai trò quản lý, bạn phải xác định rõ đâu là nhiệm vụ mình cần tự làm và đâu là nhiệm vụ giao phó cho cấp dưới. Để làm được điều này, bạn cần biết:

  • Khi nào sẽ hỗ trợ hoặc cần can thiệp vào công việc ở vai trò quản lý

  • Từ bỏ mong muốn nắm quyền kiểm soát cá nhân và tạo điều kiện cho nhân viên tự chủ

  • Tin tưởng và thoải mái khi để người khác làm công việc mà bạn phải chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng.

10. Giải quyết xung đột giữa các cá nhân

Trong môi trường công sở, thật khó để tránh khỏi những mâu thuẫn cá nhân khi mỗi người luôn có chính kiến của riêng mình. Là người quản lý, bạn sẽ phải chủ động giải quyết và đưa ra những ý kiến tích cực để giảng hoà. Để làm tốt vai trò này, bạn cần phải biết cách xác định và giải quyết các xung đột nhỏ trước khi nó bùng phát lớn hơn cũng như giảm thiểu hậu quả khi xung đột xảy ra và học cách đối mặt với sự chống đối từ các thành viên trong nhóm.


11. Làm việc với đa dạng nhân viên

Khi là nhân viên, bạn có thể tự giải quyết công việc một mình. Tuy nhiên, khi trở thành quản lý, bạn sẽ phải lãnh đạo một đội nhóm với những cá tính, ý kiến, nền tảng… khác nhau. Nếu may mắn, bạn và cấp dưới của mình có thể luôn đồng quan điểm. Nhưng trong trường hợp còn lại, để được coi là một người lãnh đạo công tâm và có cái nhìn đa chiều, bạn sẽ cần phải học cách điều chỉnh hành vi cá nhân, hạn chế đưa ra quyết định cảm tính và luôn nhạy cảm trước hành vi của các cá nhân trong tổ chức.


12. Ưu tiên các nhu cầu cạnh tranh

Bạn sẽ luôn có rất nhiều ý tưởng nảy ra trong đầu tuy nhiên không phải ý tưởng nào cũng phù hợp để ứng dụng vào thực tiễn doanh nghiệp. Lúc này, bạn cần phải chọn lọc và ưu tiên những ý tưởng phù hợp với mục tiêu và tình hình thực tế doanh nghiệp để có thể triển khai. Những kỹ năng mà nhà quản lý như bạn cần có bao gồm khả năng quản lý và cân bằng xung đột, thay đổi tư duy từ "hoặc… hoặc" sang "cả hai/và".


Lời nhắn gửi đến các nhà quản lý

Chuyển sang vai trò lãnh đạo là một sự thay đổi lớn, nó mất thời gian để bạn có thể thích nghi hoàn toàn. Đặc biệt là những thách thức ở vị trí mới luôn có và bạn sẽ luôn phải sẵn sàng đối mặt trước khi chạm tay đến thành quả ngọt ngào. Việc lường trước được những “rào cản" mà mình sắp phải vượt qua phần nào sẽ giúp bạn có một hành trình nhẹ nhàng hơn và bớt cảm thấy cô đơn hơn ở vị trí mới này. Chúc cho bạn thật mạnh mẽ vượt qua.


(*) Nguồn dịch: https://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/first-time-managers-must-conquer-these-challenges/

20 views0 comments

Recent Posts

See All

Comments


bottom of page